Esta Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante la “Política de Datos”) regula la forma en que TRASO – Colectivo de Transformación Social, identificada con Nit No. 890.480.468-0 (en adelante la “Fundación”), con domicilio principal en Cartagena, Zona Norte Km 8, Centro Corporativo Serena del Mar – Edificio Universidad de los Andes Oficinas 205 – 206, recolecta, recoge, almacena, da Tratamiento, maneja, administra, transfiere, transmite o comparte la información y los datos que Usted (en adelante el “Titular”), suministra o pueda llegar a suministrar de cualquier forma a la Fundación, o que la Fundación de cualquier forma y por cualquier medio, recolecta y/o administra sobre el Titular.
Esta Política tiene por objeto describir las prácticas y los estándares que sigue la Fundación durante el Tratamiento de las Bases de Datos y los Datos Personales incluidos en estas, con el propósito de propender por la protección de esta información y garantizar la protección de los derechos de los Titulares. Al proporcionarnos Datos Personales, el Titular declara que ha leído y comprendido integralmente esta Política.
Los lineamientos establecidos en esta Política deberán atenderse durante el Tratamiento de todos los Datos Personales que la Fundación recolecte, almacene, use, circule o suprima, por medio de todos los Trabajadores o Encargados, que realicen el Tratamiento de los Datos Personales en nombre de la Fundación.
Aliados | Son las entidades con las cuales la Fundación desarrolla proyectos de manera conjunta, a fin de alcanzar sus objetivos institucionales, como programas académicos, eventos culturales, etc. |
Autorización | Es el consentimiento previo, expreso e informado que otorga el Titular al Responsable o al Encargado, con el propósito de permitirle el Tratamiento de sus Datos Personales. |
Aviso de Privacidad | Es la comunicación verbal o escrita, que el Responsable pone a disposición de los Titulares, mediante la cual les informa sobre la existencia de la Política de Tratamiento de Datos Personales que le será aplicable, la forma de acceder a esta y las finalidades a las que estarán sujetos sus Datos Personales. |
Base(s) de Dato(s) | Es el conjunto organizado de Datos Personales que son objeto de Tratamiento, que se encuentran en medio físico o digital bajo la responsabilidad de la Fundación. |
Consulta | Es la solicitud que realiza un Titular, su causahabiente o su representante ante el Responsable o Encargado, en relación con sus Datos Personales que se encuentran en alguna de las Bases de Datos. |
Dato(s) Personal(es) | Es cualquier información vinculada o que pueda vincularse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. |
Dato(s) Público(s) | Es el dato que no tiene la calidad de semiprivado, privado o sensible. Son considerados Datos Públicos, entre otros, los Datos Personales relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. |
Dato(s) Sensible(s) | Son los Datos Personales que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. Entre otros, son considerados Datos Sensibles, el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. |
Encargado del Tratamiento/Encargado | Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otra, realiza el Tratamiento sobre los Datos Personales por cuenta del Responsable. |
Política de Tratamiento de Datos Personales/Política | Es la presente Política de tratamiento de la información de la Fundación. |
Reclamo | Es la solicitud presentada por el Titular, su causahabiente o representante, en los casos en que considere que la información contenida en una Base de Datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión; o, en los casos en que advierta el presunto incumplimiento de un deber bajo el Régimen General de Protección de Datos Personales. |
Regulación General de Protección de Datos Personales/RGPD | Se refiere a la normativa general que regula la protección de Datos Personales en Colombia, la cual incluye la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, el Decreto 886 de 2014, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio y las demás que la complementen o modifiquen. |
Responsable/ Responsable del Tratamiento | Es la Fundación, quien decide sobre las Bases de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales de sus Grupos de Interés. |
Titular | Es la persona natural cuyos Datos Personales son tratados por la Fundación. |
Trabajadores | Son todas las personas naturales que se encuentren vinculadas a la Fundación, y que ejecutan actividades tendientes a desarrollar su objeto, con independencia del tipo de vinculación o contrato suscrito. Asimismo, se entenderán como Trabajadores todas aquellas personas naturales vinculadas a los Encargados. |
Transferencia | Es la entrega de Datos Personales o Bases de Datos que realiza un responsable y/o Encargado ubicado en Colombia, a un receptor, que a su vez es responsable del Tratamiento y que se encuentra ubicado dentro o fuera del país. |
Transmisión | Es el Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera de Colombia con el propósito de que un Encargado los trate por cuenta del Responsable. |
Tratamiento | Es cualquier operación o conjunto de operaciones que se realice sobre los Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. |
La Fundación aplicará los siguientes principios durante el Tratamiento de las Bases de Datos y los Datos Personales incluidos en estas:
La Fundación recolectará diferentes Datos Personales en atención al contexto de sus interacciones con los Grupos de Interés, de las solicitudes que a futuro realicen los Titulares de los datos respecto del Tratamiento de su información, de los servicios o productos que el Titular utilice por parte de la Fundación. Entre los Datos Personales que la Fundación podría recolectar se encuentran:
Los Datos Personales señalados a partir del literal (g) se consideran Datos Sensibles por lo que su Tratamiento seguirá lo indicado para este tipo de información de acuerdo con esta Política.
La Fundación, en el marco de sus funciones y por medio de cada área de la Organización, recolectan los datos personales de sus Grupos de Interés mediante documentos, tales como: formatos, planillas, contratos, acuerdos, formularios, entrevistas, a través de entidades públicas, entidades educativas, entre otros.
Así la Fundación solamente tratará los Datos Personales que hayan sido autorizados por su Titular de manera previa, expresa e informada por medio de una Autorización otorgada de manera escrita, verbal o por medio de una conducta inequívoca. La evidencia de la mencionada Autorización será conservada por la Fundación.
En el momento en que el Titular otorgue su Autorización, la Fundación le informará las Finalidades y el Tratamiento al que estarán sometidos sus Datos Personales, sus derechos y los medios por los cuales podrá ejercerlos. El Titular podrá revocar su Autorización y solicitar la supresión inmediata de sus Datos Personales por medio de los canales establecidos en esta Política, a menos de que exista el deber contractual o legal de permanecer en la Base de Datos.
La Fundación no estará obligada a solicitar la Autorización del Titular de los Datos Personales cuando se trate de: i) información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; ii) Datos Públicos; e, iii) información autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
En los eventos señalados, y en cumplimiento de sus obligaciones legales, la Fundación podrá recolectar los Datos Personales, incluso Datos Sensibles, y transmitirlos, transferirlos o entregarlos a entidades públicas o administrativas correspondientes, o a las entidades que ellas deleguen, en ejercicio de sus funciones, sin que sea necesario advertir de este hecho al Titular. En estos escenarios, la Fundación se abstendrá de utilizar los Datos Personales para finalidades propias o finalidades diferentes a las permitidas por sus obligaciones legales.
La Fundación tratará los Datos Personales de las personas que hagan parte de sus Grupos de Interés, directamente, por medio de sus Trabajadores, o a través de sus Encargados, y en ese sentido, tendrá todas las obligaciones y derechos que se establezcan bajo la RGPD. Adicionalmente, el tratamiento de datos personales, además de estar sujeto a esta Política, podrá ser de manera física o electrónica.
Sin perjuicio de las Finalidades que de manera específica autoricen los Titulares por medio de la Autorización, la Fundación tratará los Datos Personales para alcanzar las siguientes Finalidades:
GRUPO DE INTERÉS | FINALIDADES DEL TRATAMIENTO |
Empresas Afiliadas | a) Gestionar la vinculación y relación contractual de la empresa con la Fundación, incluyendo acuerdos de donación, participación en actividades y toma de decisiones estratégicas. b) Administrar los aportes financieros, en especie o de servicios realizados por la empresa a la Fundación, garantizando la trazabilidad y transparencia en el uso de los recursos. c) Coordinar la participación de la empresa en actividades, proyectos o eventos organizados por la Fundación. d) Facilitar la comunicación con los representantes de la empresa para temas administrativos, financieros, legales o de gobernanza de la Fundación. e) Emitir reportes de gestión, estados financieros o informes de impacto, asegurando el cumplimiento de requisitos contables, legales y de transparencia. f) Registrar la participación de la empresa en órganos de decisión de la Fundación, documentando su rol en la gobernanza y supervisión de actividades. g) Gestionar invitaciones a eventos, sesiones de consejo, reuniones estratégicas o instancias de toma de decisión dentro de la Fundación. h) Difundir información relevante sobre la gestión de la Fundación, incluyendo reconocimientos a la empresa como donante o socio estratégico (cuando haya autorización expresa para ello). i) Enviar comunicaciones por correo físico, electrónico, dispositivos móviles, o a través de cualquier otro medio de comunicación con información promocional sobre los proyectos, eventos, y/o campañas, adelantados por la Fundación. j) Verificar la información en centrales de riesgo o listas restrictivas, con el propósito de utilizarla como un elemento de análisis en la relación comercial y realizar reportes de información a centrales de riesgo, listas restrictas y/o cualquier otro operador de información. k) Recolectar imágenes, audios y/o videos del Titular con el propósito de preparar textos, materiales visuales o audiovisuales (“Materiales”), para usarlo en las comunicaciones corporativas internas y/o externas, incluyendo la Página Web de la Fundación, sus redes sociales y otras publicaciones con fines comerciales, publicitarios o promocionales. |
GRUPO DE INTERÉS | FINALIDADES DEL TRATAMIENTO |
Invitados Permanentes y Transitorios | a) Gestionar su vinculación como invitados permanentes en la toma de decisiones estratégicas de la fundación. b) Facilitar la comunicación y coordinación de reuniones, sesiones de consejo, comités o cualquier instancia de participación en la fundación. c) Registrar su asistencia, intervenciones y aportes en los espacios de deliberación y decisión dentro de la organización. d) Emitir reportes internos sobre la toma de decisiones y el impacto de su participación, asegurando la trazabilidad de las discusiones estratégicas. e) Elaborar informes de gestión o memoria institucional, mencionando sus contribuciones cuando sea pertinente y con su autorización. f) Invitarlos a eventos, foros, conversatorios o actividades especiales relacionadas con el objeto social de la fundación. g) Verificar la información en centrales de riesgo o listas restrictivas, con el propósito de utilizarla como un elemento de análisis en la relación comercial y realizar reportes de información a centrales de riesgo, listas restrictas y/o cualquier otro operador de información. l) Recolectar imágenes, audios y/o videos del Titular con el propósito de preparar textos, materiales visuales o audiovisuales (“Materiales”), para usarlo en las comunicaciones corporativas internas y/o externas, incluyendo la Página Web de la Fundación, sus redes sociales y otras publicaciones con fines comerciales, publicitarios o promocionales. |
GRUPO DE INTERÉS | FINALIDADES DEL TRATAMIENTO |
Candidatos Trabajadores Trabajadores en Misión Aprendices Practicantes Extrabajadores | a) Desarrollar procesos de selección, evaluación y vinculación laboral, realizar estudios de seguridad, incluidas pruebas poligráficas y visitas domiciliarias, y mantener una eficiente comunicación de la información que sea de utilidad para el desarrollo de estos procesos; y, conocer y evaluar la información relacionada con sus actividades académicas, profesionales y laborales. b) Realizar todas las actividades necesarias para ejecutar adecuadamente los contratos existentes con los trabajadores del Responsable y dar cumplimiento a las obligaciones derivadas de estos, incluyendo, realizar el pago de salarios, prestaciones sociales y demás que se desprendan de la relación laboral. Adicionalmente, realizar los descuentos de nómina autorizados por el Titular de la Información. c) Realizar pruebas de detección de alcohol en el personal con el fin de garantizar la seguridad, la salud y el cumplimiento de las políticas internas de la organización, prevenir riesgos laborales, proteger la integridad de los empleados, y cumplir con la normatividad aplicable en materia de seguridad y salud en el trabajo. d) Mantener una eficiente comunicación de la información que sea de utilidad en los vínculos contractuales en los que sea parte el Titular de la Información. e) Verificar el cumplimiento de las políticas internas del Responsable y de sus fines organizacionales que incluyen, pero no se limitan al cumplimiento de obligaciones legales o contractuales con terceros. f) Informar las modificaciones que se presenten en desarrollo del contrato de trabajo al Titular de la Información. Adicionalmente, Evaluar la calidad de los servicios prestados por el Titular de la Información. g) Gestionar y administrar los beneficios derivados del contrato suscrito con la Organización, lo cual incluye, pero no se limita a, la validación, entrega, seguimiento, actualización, y soporte relacionado con dichos beneficios. h) Asignar las herramientas de trabajo, y administrar los sistemas de información y comunicaciones del Responsable, incluyendo, generar copias y archivos de seguridad de la información contenida en los equipos proporcionados por el Responsable. i) Realizar programas de bienestar corporativo de los trabajadores, de vigilancia del Sistema de Gestión de Seguridad Social y Salud y para actividades de promoción y prevención de la salud. j) Presentar información para el trámite ante entidades relacionadas con el Sistema de Gestión de Seguridad Social y Salud, incluido la solicitud de reembolsos por pagos de licencias o incapacidades a las organizaciones competentes, incluidas EPS, IPS, entre otras. Asimismo, frente a entidades financieras para el análisis de beneficios, tales como libranzas. k) Enviar comunicaciones por correo físico, electrónico, dispositivos móviles, o a través de cualquier otro medio de comunicación con información promocional sobre los proyectos, eventos, y/o campañas, adelantados por la Fundación. l) Verificar su información en listas restrictivas, con el propósito de utilizarla como un elemento de análisis en la potencial relación laboral. m) Resolver y tramitar los reportes que se puedan presentar por eventos adversos. n) Consultar y reportar información en listas restrictivas, centrales de riesgo y/o demás operadores de información; y, realizar los reportes correspondientes en estos operadores de información o) Enviar información relacionada con la liquidación, culminación de actividades y participación en futuros procesos de selección, con posterioridad a la terminación del contrato laboral. p) Recolectar imágenes, audios y/o videos en los eventos y/o actividades desarrolladas por la Fundación con el propósito de usarlos en las comunicaciones corporativas internas y/o externas, incluyendo la Página Web de la Fundación, sus redes sociales y otras publicaciones con fines comerciales, publicitarios o promocionales. |
GRUPO DE INTERÉS | FINALIDADES DEL TRATAMIENTO |
Beneficiarios de los derechos laborales | a) Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales, para el Titular y sus Beneficiarios (hijos, cónyuge, compañero permanente), así como para actividades de promoción y prevención de la salud, y bienestar institucional en general. b) Tramitar las actividades necesarias para que el Trabajador y los miembros de su núcleo familiar, que este indique, puedan realizar trámites de afiliación a las entidades prestadoras de salud -EPS-, cajas de compensación familiar, administración de riesgos laborales – ARL-, entre otras entidades que hacen parte del Sistema de Seguridad Social. |
GRUPO DE INTERÉS | FINALIDADES DEL TRATAMIENTO |
Contactos de Emergencia | a) Contactar al titular designado en caso de una situación de urgencia, emergencia médica o cualquier otra circunstancia que requiera su intervención o acompañamiento. b) Informar sobre eventos imprevistos relacionados con la salud, seguridad o integridad del trabajador durante su participación en actividades, programas o proyectos de la fundación. c) Cumplir con protocolos internos de seguridad y contingencia establecidos por la Fundación en el marco de sus actividades. d) Verificar la identidad del contacto de emergencia cuando sea necesario para brindar información relacionada con el Trabajador. |
GRUPO DE INTERÉS | FINALIDADES DEL TRATAMIENTO |
Líderes de las Comunidades | a) Identificar, contactar y coordinar con líderes comunitarios que actúan como voceros o representantes legítimos de sus comunidades. b) Facilitar espacios de diálogo, concertación y resolución de conflictos, cuando se presenten situaciones que involucren a la comunidad y a la Fundación o sus beneficiarios. c) Registrar y documentar la participación de los líderes comunitarios en procesos de mediación, acompañamiento, consulta o concertación con la fundación. d) Promover la participación activa de la comunidad, a través de sus líderes, en el diseño, implementación o evaluación de programas y proyectos. e) Realizar seguimiento a acuerdos comunitarios, compromisos o recomendaciones surgidas en espacios de diálogo gestionados por la Fundación. f) Mantener canales de comunicación efectivos con las comunidades a través de sus líderes, especialmente en contextos donde se requiera intervención o atención prioritaria. |
GRUPO DE INTERÉS | FINALIDADES DEL TRATAMIENTO |
Proveedores y/o Contratistas Aliados Profesionales en Campo | a) Contactar y contratar a Contratistas y/o Proveedores de servicios o productos que requiera para el desarrollo de sus actividades y la dotación de sus instalaciones; así como realizar solicitudes para reportar la información contable, legal y tributaria relacionada con aquellos. b) Solicitar propuestas y cotizaciones de productos y/o servicios a Proveedores y/o Contratistas (actuales o potenciales), así como suscribir acuerdos con estos para adquirir dichos productos o servicios. De igual forma, entablar comunicaciones tendientes a generar alianzas en el desarrollo de proyectos. c) Realizar todas las actividades necesarias para ejecutar adecuadamente los contratos/acuerdos existentes con los Proveedores, Contratistas y/o Aliados, incluyendo, pero no limitándose al envío de comunicaciones. d) Realizar análisis sobre calidad y niveles de servicio recibidos de los Proveedores y/o Contratistas. e) Verificar la información en centrales de riesgo o listas restrictivas, con el propósito de utilizarla como un elemento de análisis en la relación comercial y realizar reportes de información a centrales de riesgo, listas restrictas y/o cualquier otro operador de información. f) Realizar llamadas telefónicas, envió de correos electrónicos, visitas de verificación, envío de comunicados y verificación de referencias. g) Enviar comunicaciones por cualquier medio, con información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos, servicios, eventos y/o campañas de carácter promocional adelantados por la Fundación h) Recolectar imágenes, audios y/o videos del Titular, cuando el servicio contratado así lo requiera, con el propósito de preparar textos, materiales visuales o audiovisuales (“Materiales”), para usarlos en las comunicaciones corporativas internas y/o externas, incluyendo la Página Web la Fundación, sus redes sociales y otras publicaciones con fines comerciales, publicitarios o promocionales. |
GRUPO DE INTERÉS | FINALIDADES DEL TRATAMIENTO |
Beneficiarios y Representante Legal | a) Evaluar la elegibilidad de los potenciales beneficiarios frente a los criterios establecidos por la Fundación para acceder a sus programas, ayudas, becas u otros beneficios. b) Realizar estudios socioeconómicos, diagnósticos, encuestas u otras herramientas que permitan identificar necesidades y priorizar intervenciones. c) Gestionar la inscripción y participación en programas, proyectos, convocatorias, eventos o actividades promovidas por la fundación. d) Hacer seguimiento y evaluación de impacto de los programas en los que participen los beneficiarios. e) Recolectar imágenes, audios y/o videos, para usarlos en comunicaciones institucionales internas y/o externas con fines de trazabilidad y promocionales, así como en la preparación de materiales audiovisuales (“Materiales”). f) Enviar comunicaciones con información comercial o publicitaria sobre los productos, servicios, y/o eventos adelantados por la Fundación. g) Verificar su información en listas restrictivas, con el propósito de utilizarla como un elemento de análisis en la potencial relación. h) Divulgar las imágenes, audios y/o videos, así como los Materiales, en que estos datos se incorporen, con fines publicitarios institucionales, particularmente en la atracción de patrocinadores y divulgación de las actividades realizadas por la Fundación, a través de medios de redes sociales tales como Twitter, Instagram, YouTube, Facebook u otras conocidas o por conocer, en la página web institucional e inclusive en medios de comunicación impresos y/o digitales. Las publicaciones podrán ser nacionales o internacionales. i) Realizar todas las actividades necesarias para dar trámite adecuado a solicitudes, peticiones, consultas o reclamos. |
GRUPO DE INTERÉS | FINALIDADES DEL TRATAMIENTO |
Participantes en Eventos | a) Recolectar imágenes, audios y/o videos del Titular con el propósito de preparar textos, materiales visuales o audiovisuales, para usarlos en las comunicaciones corporativas internas y/o externas, incluyendo la Página Web de la Fundación, sus redes sociales y otras publicaciones con fines comerciales, publicitarios o promocionales. b) Permitir la participación y/o asistencia del Titular en los eventos corporativos, publicitarios, comerciales, gremiales, de bienestar y de cualquier otra naturaleza que sean desarrollados por la Fundación. c) Enviar comunicaciones por cualquier medio, con información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos, servicios, eventos, campañas y/o concursos de carácter promocional adelantados por la Fundación o sus Aliados. |
GRUPO DE INTERÉS | FINALIDADES DEL TRATAMIENTO |
Periodistas | a) Entregar información que sea de interés o para el conocimiento público con el propósito de apoyar la estrategia de comunicaciones de la Fundación. b) Convocar espacios para la entrega de mensajes públicos, el desarrollo de ruedas de prensa, eventos, sesiones y reuniones. c) Enviar comunicaciones por correo físico, electrónico, dispositivos móviles, o a través de cualquier otro medio de comunicación con información comercial, publicitaria o promocional sobre las actividades, eventos y/o campañas adelantadas por la Fundación. d) Recolectar imágenes, audios y/o videos en los eventos y/o actividades desarrolladas por la Fundación, con el propósito de usarlos en la elaboración de informes de gestión y las comunicaciones corporativas internas y/o externas, incluyendo la Página Web de la Fundación, sus redes sociales y otras publicaciones con fines comerciales, publicitarios o promocionales. |
GRUPO DE INTERÉS | FINALIDADES DEL TRATAMIENTO |
Donantes | a) Recibir donaciones de los Titulares para el desarrollo de proyectos estructurados por la Fundación, así como para el cumplimiento de otras actividades relacionadas con el objeto social de la Fundación. b) Llevar a cabo procesos de debida diligencia, con el fin de identificar, evaluar, gestionar y reportar situaciones de conflicto de interés y/o de incumplimiento de la normatividad colombiana. c) Confirmar las actividades que realiza el Donante. d) Enviar comunicaciones, a través de cualquier medio, con información comercial, publicitaria o promocional sobre los servicios, eventos y/o campañas de carácter comercial adelantados por la Fundación. e) Verificar listas de antecedentes judiciales/disciplinarios y realizar reportes o suministrar información a las autoridades locales, nacionales y/o internacionales sobre situaciones relacionadas con la comisión de conductas tipificadas como delítos de conformidad con la normatividad colombiana. |
GRUPO DE INTERÉS | FINALIDADES DEL TRATAMIENTO |
Suscriptores | a) Realizar campañas de satisfacción y hacer seguimiento de la calidad de los productos y/o la prestación de los servicios, así como realizar estudios estadísticos o de analítica de datos. b) Enviar comunicaciones por correo electrónico con información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos, servicios, eventos, promociones, y/o concursos de carácter comercial o publicitario, relacionados con la Fundación. |
GRUPO DE INTERÉS | FINALIDADES DEL TRATAMIENTO |
Docentes | a) Inscribir y registrar a los docentes en los programas de formación ofrecidos por la fundación. b) Gestionar el proceso académico y administrativo, incluyendo asistencia, desempeño, certificaciones y progresos en la formación. c) Diseñar y mejorar los programas de capacitación, con base en el análisis del perfil y necesidades de los docentes participantes. d) Expedir certificados, constancias o acreditaciones de participación en las actividades de formación. e) Contactar a los docentes en formación para coordinar sesiones, enviar materiales, notificar cambios o compartir información relevante sobre el programa. f) Incluir a los docentes en futuras convocatorias de formación o en iniciativas de seguimiento y actualización, siempre que hayan dado su consentimiento. g) Recolectar imágenes, audios y/o videos del Titular con el propósito de preparar textos, materiales visuales o audiovisuales (“Materiales”), para usarlo en las comunicaciones corporativas internas y/o externas, incluyendo la Página Web de la Fundación, sus redes sociales y otras publicaciones con fines comerciales, publicitarios o promocionales. |
GRUPO DE INTERÉS | FINALIDADES DEL TRATAMIENTO |
Participantes en piezas de comunicación | a) Realizar todas las actividades necesarias para ejecutar adecuadamente cualquier relación contractual, comercial y/o de cualquier otra naturaleza que surja entre la Fundación y el Titular. b) Recolectar imágenes, audios y/o videos del Titular con el propósito de preparar textos, materiales visuales o audiovisuales (“Materiales”), para usarlo en las comunicaciones corporativas internas y/o externas, incluyendo la Página Web de la Fundación, sus redes sociales y otras publicaciones con fines comerciales, publicitarios o promocionales. c) Enviar comunicaciones, a través de cualquier medio, con información comercial, publicitaria o promocional sobre los servicios, eventos y/o campañas de carácter comercial adelantados por la Fundación. |
GRUPO DE INTERÉS | FINALIDADES DEL TRATAMIENTO |
Solicitantes de PQRSF | a) Gestionar y atender las peticiones, quejas, Consultas, Reclamos y/o sugerencias que se presenten a la Fundación. b) Efectuar encuestas de satisfacción de los solicitantes de PQRSF. c) Generar estadísticas internas relacionadas con la atención al público y la prestación de los servicios. d) Enviar comunicaciones por mensaje de texto, correo electrónico o llamadas con información sobre la gestión de la solicitud objeto de la PQRSF. e) Enviar comunicaciones, a través de cualquier medio, con información comercial, publicitaria o promocional sobre los servicios, eventos y/o campañas de carácter comercial adelantados por la Fundación. |
GRUPO DE INTERÉS | FINALIDADES DEL TRATAMIENTO |
Voluntarios | a) Evaluar el perfil, intereses, habilidades y disponibilidad de los potenciales voluntarios para asignarlos a actividades o proyectos acordes con sus capacidades y con las necesidades de la Fundación. b) Gestionar el proceso de vinculación, capacitación, seguimiento y evaluación de los voluntarios durante su participación en programas o actividades. c) Contactar a los voluntarios para brindar información sobre convocatorias, actividades, cambios en la programación, lineamientos de seguridad u otros asuntos logísticos. d) Llevar registros administrativos y operativos, incluyendo control de asistencia, desempeño, certificaciones, reconocimientos y constancias de participación. e) Elaborar estadísticas, informes de gestión o indicadores de impacto, asegurando la disociación o anonimización de los datos cuando corresponda. f) Publicar el nombre del voluntario en los productos generados en el marco del voluntariado. |
GRUPO DE INTERÉS | FINALIDADES DEL TRATAMIENTO |
Visitantes | a) Gestionar y garantizar la seguridad de las instalaciones, activos y personas que se encuentran en las instalaciones de la Fundación, así como gestionar los riesgos y accidentes dentro de las instalaciones. b) Llevar control de los visitantes a la sede de la Fundación y comunicarse con una persona identificada por el visitante en caso de emergencia. c) Cumplir con protocolos de vigilancia de la Organización. |
GRUPO DE INTERÉS | FINALIDADES DEL TRATAMIENTO |
Generales | a) Transferir o Transmitir Datos Personales a terceros, quienes podrán estar ubicados fuera o dentro del país, en el marco de la estructuración y culminación de transacciones estratégicas. b) Realizar estudios estadísticos, de analítica de datos, y actividades de mercadeo, comerciales, de inteligencia de negocios, incluyendo aquellas que hagan uso de herramientas de inteligencia artificial y big data, para desarrollar análisis sobre la viabilidad de nuevos productos o servicios, mejorar la prestación de los servicios y mejorar el desarrollo de las estrategias comerciales de la Fundación. c) Realizar la verificación y actualización de los Datos Personales e informar sobre modificaciones en la Política de Tratamiento de Datos Personales. d) Presentar información a autoridades de control y vigilancia y soportar procesos de auditoría interna o externa. e) Realizar gestiones contables, fiscales, administrativas, debidas diligencias, facturación y demás propias de la relación comercial. f) Tramitar encargos, solicitudes o cualquier tipo de petición, reclamo o consulta que sea realizada por el titular a través de cualquiera de las formas de contacto que se pongan a su disposición. |
La Fundación recolectará datos sensibles de algunos de sus Grupos de Interés, principalmente, por medio de fotografías, videos, datos de salud, estado de salud y biométricos. En estos casos, la Fundación informará a los Titulares los Datos Sensibles que serían objeto de Tratamiento, las finalidades específicas de su Tratamiento y que, por tratarse de Datos Sensibles no está obligado a suminístralos, salvo en los casos en que exista un deber legal que así lo requiera.
La Fundación, en el Tratamiento de Datos Personales asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores y adolescentes. Por lo anterior el Tratamiento de Datos Personales de menores y adolescentes serán tratados cumpliendo los siguientes parámetros:
De manera previa al inicio formal de relaciones comerciales o laborales con la Fundación, es posible que no sean remitidos Datos Personales son la Autorización otorgada por el Titular. En estos casos, el Titular acepta que, por medio de su conducta inequívoca consistente en enviar su información a la Fundación, autoriza a la Fundación para el Tratamiento de sus Datos Personales con la finalidad estrictamente relacionada con el trámite o solicitud realizada.
La Autorización por conducta inequívoca se aplicará, incluyendo, pero sin limitación, al envío de información de: I) personas que desean trabajar en la Fundación; II) personas que desean vincularse como proveedores o clientes de la Fundación; y, III) personas que presentan solicitudes, quejas o reclamos de cualquier naturaleza a la Fundación. Sin perjuicio de lo anterior, y solo en caso en que la relación con estos terceros se formalice, se solicitará la Autorización correspondiente para continuar con el Tratamiento de los Datos Personales para otras finalidades.
La presente Política también es aplicable a todos los programas operados por la Fundación, así como cualquier otro programa, proyecto o iniciativa que la Fundación gestione, administre o desarrolle en el marco de su objeto social. Es importante señalar que, dependiendo del tipo de relacionamiento que se configure en cada caso concreto y de la estructura adoptada para el Tratamiento de los Datos Personales, la Fundación podrá actuar en calidad de Responsable o Encargado del Tratamiento de la Información, de conformidad con las definiciones establecidas en la normativa aplicable. En consecuencia, el cumplimiento de las obligaciones previstas en esta Política será exigible a la Fundación en cualquiera de las calidades en que participe en el tratamiento de los datos personales.
El acceso a las Bases de Datos que se encuentren bajo la responsabilidad de la Fundación solamente estará disponible para los Trabajadores de la Fundación que requieran acceder y tratar esta información para el desarrollo de sus funciones. La Fundación no compartirá o entregará las Bases de Datos ni los Datos Personales almacenados en estas a terceras personas con las que no tenga ningún tipo de relación.
Sin embargo, en los casos en que lo requiera para alcanzar las Finalidades autorizadas, los Datos Personales podrán ser legítimamente transmitidos a proveedores, quienes podrán estar ubicados fuera o dentro del país e incluso en jurisdicciones con diferentes normas y niveles de protección de datos como EE.UU, con quienes se firmarán los correspondientes acuerdos de transmisión de datos personales para proteger la información, los derechos de los Titulares y para tomar todas las medidas pertinentes para que el Tratamiento de la Base de Datos y de los Datos Personales se realice en cumplimiento de esta Política.
Dentro de los proveedores encargados de la información con los que usualmente se comparten los Datos Personales, se encuentran aquellos que proveen servicios contables, software, incluidos almacenamiento en la nube, servicios de vigilancia y todos aquellos con los cuales la Fundación tenga una relación contractual.
Para todos los efectos, la Fundación solo podrá entregar información contenida en sus Bases de Datos a los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales, las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; los terceros autorizados por el Titular o por el Régimen General de Protección de Datos Personales. La Fundación se reserva el derecho de solicitar documentación adicional a fin de verificar la calidad de la persona que solicita la información.
Sin perjuicio de lo anterior, la Fundación podrá compartir con sus aliados comerciales, afiliados de confianza o anunciantes, información agregada genérica no vinculada a ninguna persona identificada o identificable.
La Fundación está comprometido con la confidencialidad y seguridad de los Datos Personales que se encuentran almacenados en sus Bases de Datos, bajo restricciones de acceso, disponibilidad y consulta por parte de terceros no autorizados.
Con base en lo anterior, la Fundación informa a los Titulares de los Datos Personales que ha adoptado medidas y prácticas adecuadas para la conservación de los Datos Personales bajo condiciones de seguridad típicas de la industria, que buscan impedir su adulteración, pérdida, robo, consulta pública, uso o acceso no autorizado o fraudulento, así como la implementación de prácticas internas que contribuyan a un ambiente seguro de la información. No obstante, la Fundación no podrá garantizar la seguridad total de ningún Tratamiento de Datos Personales por Internet o por sistemas de almacenamiento de datos. En caso de que algún Titular considere que sus Datos Personales no están siendo tratados de manera segura, la Fundación agradece ser notificada a la brevedad posible a fin de revisar el asunto con la prioridad que esto amerita.
La Fundación está comprometido con el Tratamiento de la información bajo estricto cumplimiento del principio de veracidad o calidad, por lo cual, recuerda el derecho que tienen los Titulares a actualizar y rectificar sus Datos Personales y los invita a que reporten cualquier actualización, cambio y/o modificación respecto de sus Datos Personales a la brevedad posible. Asimismo, la Fundación se reserva el derecho de realizar actividades encaminadas a mantener actualizados los Datos Personales de los Titulares que hacen parte de sus Grupo de Interés.
En el escenario de actualización, cambio y/o modificación de Datos Personales no reportados eficazmente a la Fundación, solicitamos la compresión de cualquier Tratamiento de datos de terceros (no parte de nuestras Bases de Datos) ocasionado por este hecho. En estos escenarios, y tan pronto sea informado a la Fundación, se eliminará el dato de manera inmediata del Titular no relacionado con los Grupos de Interés de la Fundación y se procederá con la actualización de la información la Base de Datos correspondientes.
La Fundación conservará un registro de la información de sus Grupos de Interés antes, durante y después de terminar su relación con los Titulares (e.g., contractual, laboral, etc.), que puede incluir Datos Personales, única y exclusivamente para alcanzar las Finalidades autorizadas por el Titular o en el cumplimiento de deberes legales o contractuales. La Fundación almacenará los Datos Personales durante el tiempo que sea necesario para el cumplimiento adecuado de las Finalidades autorizadas por el Titular y/o de los deberes legales o contractuales de la Fundación. Terminado este tiempo, la Fundación destruirá los Datos Personales y/o los eliminará de sus Bases de Datos.
Los Titulares de los Datos Personales tiene los siguientes derechos:
De acuerdo con los artículos 14 y 15 de la ley 1581 de 2012, con el objetivo de garantizar la ejecución de tal derecho, las consultas y/o reclamos que el Titular desee elevar a la Fundación, se surtirán por medio del siguiente trámite:
Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar los Datos Personales que respecto del Titular se almacenen en las bases de daos de la Fundación, o a los que por la Fundación se les dé tratamiento. De ser necesario la petición y/o solicitud se elevará por escrito al formulario de PQRSF dispuesto en www.colectivotraso.org y/o al correo electrónico info@colectivotraso.org.
La petición y/o solicitud será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la petición y/o solicitud dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información que posee la Fundación debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en las leyes aplicables, o cuando pretendan revocar la autorización otorgada por medio del presente documento, podrán presentar un reclamo ante la Fundación, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
El reclamo se formulará mediante solicitud escrita dirigida al formulario de PQRSF dispuesto en www.colectivotraso.org y/o al correo electrónico info@colectivotraso.org con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, dirección y acompañado con los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en el lugar donde reposa la información, una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
El Titular o sus causahabientes sólo podrán elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento.
De acuerdo con el RGPD, la Fundación cuenta con la Gerencia de Excelencia Operacional e Impacto y la Gerencia Administrativa y Financiera para el manejo de todo lo referente a la Protección de Datos Personales. Sus funciones seran promover la protección de datos personales, el cumplimiento del RGPD, y atender las consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de los datos personales:
Correo electrónico | info@colectivotraso.org |
Formulario PQRSF | www.colectivotraso.org |
A esta misma dirección de contacto podrán elevarse cualquier pregunta o consulta relacionada con la Politíca y las prácticas relacionados con el Tratamiento de los Datos Personales por parte de la Fundación.
La Fundación podrá transferir y/o transmitir la información personal y cualquier otro tipo de Datos Personales del Titular a terceros ubicados en otros países siempre que se autorice de manera previa, expresa e informada. La transferencia de la información personal fuera del país de origen del Titular que puede implicar que rijan normas de protección de datos distintas a las del país de origen del Titular. La transferencia y/o transmisión, en todo caso, se desarrollarán únicamente con la finalidad de poder cumplir los objetivos para los cuales se recolecta y da tratamiento a los Datos Personales.
La Fundación podrá implementar Cookies para recolectar y realizar el tratamiento de Datos Personales de los Usuarios. La Fundación actuará como Responsable de la información que recolecte por medio de las Cookies propias y someterá su Tratamiento a los estándares de protección establecidos en el RGPD y a lo dispuesto en la presente Política. Así mismo, La Fundación tiene la calidad de Encargado frente a los Datos Personales que sean recolectados mediante Cookies de terceros.
En su Página Web, la Fundación podrá implementar las siguientes Cookies:
Tipo (según quién las gestiona) | Descripción |
De terceros | Son enviadas/instaladas en el equipo del Usuario desde el equipo/dominio administrado por un tercero, distinto a la Fundación. Este tercero es quien realiza el tratamiento de los datos personales y, por lo tanto, quien actúa como responsable del Tratamiento. |
Tipo (según su Finalidad) | Descripción |
Necesarias o de funcionamiento | Son implementadas para habilitar funciones esenciales para el funcionamiento básico de la Página Web, y sin las cuales este no puede operar de forma adecuada. |
Estadísticas | Son implementadas con el propósito de comprender cómo interactúan los Usuarios con la Página Web y así realizar el análisis estadístico de los servicios que se prestan. |
Publicitarias o de marketing | Son implementadas con el propósito de recopilar y almacenar información relacionada al comportamiento de los Usuarios, particularmente de los hábitos de navegación de los mismos, para desarrollar un pérfil específico del Usuario y enviar/mostrar publicidad con base en este pérfil. |
Tipo (según el plazo de tiempo que permanecen activas) | Descripción |
Persistentes | Son utilizadas para recopilar, almacenar y tratar información durante periódos de tiempo superiores al tiempo de la sesión del Usuario (el tiempo puede variar entre unos minutos y varios años, dependiendo de la Finalidad particular). Quedan almacenadas en el dispositivo del Usuario con posterioridad a que se termine la sesión. |
La Fundación informará a los Usuarios en su calidad de Titulares, por medio del correspondiente Aviso de Privacidad, sobre la utilización de esta tecnología, sus términos y alcance. De esta forma, los Titulares que no deseen la instalación de Cookies podrán rechazarlas total o parcialmente por medio de las opciones “No acepto” o “Escoger cookies”, respectivamente, en el Aviso de Privacidad implementado en la Página Web.
Si el Usuario rechaza o desactiva total o parcialmente las Cookies, podría afectar algunos aspectos funcionales de la Página Web, durante su experiencia de navegación
La Fundación podrá modificar esta Política de Datos de vez en cuando. El uso y Tratamiento de los Datos Personales estará regido por la Política vigente al momento del uso y tratamiento. Si hacemos cambios materiales en la forma en que usamos la información personal y demás Datos Personales, notificaremos al Titular publicando un aviso en nuestro sitio o enviándole un email, y tal notificación tendrá lugar antes o más tardar en el momento de la implementación de las nuevas políticas.
